The next generation in Workplace and Facility Management

guestOne

Anticipez la venue des visiteurs, améliorez l'accueil et sécurisez le processus d'enregistrement et de sortie.

Préparer les visites

Les rendez-vous sont planifiés dans Outlook, l'invité reçoit son code d'accès et un emplacement de parking, le réceptionniste connait le nombre de visiteurs et peut anticiper les besoins en locaux et ressources.

Accueillir les visiteurs

Lorsque le visiteur a été préenregistré, il utilise son code d'accès et est annoncé automatiquement au réceptionniste qui peut le prendre en charge. Le visiteur reçoit un badge imprimé pour l'occasion.

Gérer la présence des visiteurs

Une fois muni de son badge, le visiteur peut se diriger seul ou accompagné vers une salle de réunion et confirmer sa présence dans la salle à l'aide de son badge. A la fin de sa visite, le visiteur signale sa sortie en scannant son badge à la borne d'accueil.

Sur un site équipé en contrôle d’accès, les personnes extérieures à l’entreprise doivent être enregistrées et munies d’un identifiant pour pouvoir circuler dans les zones autorisées.

guestOne

Les avantages de guestOne

Suivi des visiteurs

Historique des visites, inventaire des présences, gestion du temps d’attente, statistique des personnes les plus «visitées», imprimer la "liste incendie", toutes ces informations sont disponibles.

Ou encore aider un visiteur en déclenchant à distance l’ouverture d'un point d’accès comme une porte d’entrée, porte de garage, barrière levante, etc.

Flexibilité

L’écran de la borne d'accès est personnalisable à vos couleurs.

La borne peut également se transformer en un point d’accès Wifi complètement indépendant de votre infrastructure réseau. Vous offrez donc un maximum de convivialité à vos visiteurs sans compromettre votre sécurité.

Ergonomie

Grâce au tableau de bord, le réceptionniste peut visualiser les présences mais aussi générer un appel vers l’hôte à partir de son écran ou encore consulter et réserver une salle de réunion en ligne et l’assigner au visiteur et son hôte. Tout cela en quelques clics.

Spécifications du produit

Préparation des visites et rendez-vous

  • Grâce à l’intégration avec Outlook, l’hôte peut signifier la venue probable d’un visiteur et décliner son identité ainsi que ses dates et heures de visite.
  • L’invité recevra un email de confirmation avec un éventuel code d’accès, un code QR ou encore les instructions à suivre afin de faciliter sa venue : accès et emplacement parking, prise de connaissance des règles de sécurité, ...
  • Le/la réceptionniste peut donc anticiper le nombre de visiteurs attendus et planifier ainsi les ressources nécessaires : personnel, salles de réunion, ...
  • Utiliser les publications sur le mur, les abonnements et la page personnelle

Accueil des visiteurs

  • Lorsque le visiteur a été préenregistré, il peut présenter son code QR à la borne et recevoir ainsi un message de bienvenue. Il est annoncé automatiquement à la réceptionniste qui peut dès lors le prendre en charge
  • Si le visiteur n’a pu se préenregistrer, celui-ci peut s’annoncer en introduisant sa carte eId dans le lecteur prévu à cet effet ou encore encoder quelques données de base.
  • Une fois cette opération effectuée, il pourra sélectionner son hôte dans le répertoire et entrer en contact avec celui-ci. L’hôte pourra à l’aide d’une touche de son téléphone approuver ou pas la venue du visiteur et permettre ainsi l’impression d’un badge
  • A tout moment, la/le réceptionniste visualise les opérations d’enregistrement du visiteur et peut le cas échéant l’assister.

Gérer la présence des visiteurs

  • Une fois muni de son badge, le visiteur ne peut être laissé à son propre sort. Il pourra se diriger seul ou accompagné vers une salle de réunion et confirmer à l’aide de son badge sa présence dans la salle. Si le visiteur est appelé à se déplacer dans d’autres parties du bâtiment, il pourra être invité à confirmer sa présence grâce au scanning de son badge aux bornes relais.
  • A la fin de sa visite, son hôte ou le visiteur lui-même signalera sa sortie en scannant son badge à la borne visiteurs.

Suivre les activités de réception

  • Historique des visites, inventaire des présences, gestion du temps d’attente, statistique des personnes les plus «visitées», toutes ces informations comme la liste incendie sont disponibles en ligne à partir de n’importe quel navigateur d’accès et exportable en fichier Excel
  • Déclarer les badges non rendus ou perdus et dresser une liste noire si nécessaire est également possible
  • Vous pouvez, à l’aide de n’importe quel téléphone déclencher l’ouverture de plusieurs points d’accès : porte d’entrée, porte de garage, barrière levante.

Intégration avec MyC1, autres technologies et périphériques

  • Vous pouvez associer le module guestone avec la suite complète myC1 : visioOne, meetingOne, facilityOne, objectOne, phoneOne, guestOne...
  • Vous pouvez intégrer avec les technologies QR, HID et autres protocoles.
  • Vous pouvez vous interfacer avec tous les dispositifs de contrôle d’accès : lecteur carte magnétique, gâche électronique, lecteur code à barres.
  • Vous pouvez vous intégrer avec plusieurs logiciels de contrôle d’accès dont le DBM6000.